# 国内如何办理涉外文书公证认证事宜 笔者在初次办理涉外文书公证认证的业务时，属实被其中涉及的各种专业术语和流程（例如涉外公证、单号公证、双号公证、领事认证、外交部认证、使馆认证、单认证、双认证、三级认证、国内签署领事认证、驻外使领馆签署领事认证、海牙认证、附加证明书认证、 Apostille认证等）搞得晕头转向，被苦苦折磨到最后终于拿到国内签署领事认证证书时，回顾之前踩过的坑和熬过的夜真是太不容易了。抱着“在学习中总结，在总结中学习”的心态，笔者现在将其中的过程梳理成文，供大家交流参考。 **壹** **领事认证的定义** 一份文书，例如国内的结婚证、出生证明、无犯罪记录证明、毕业证、学位证、驾驶证、商业票据、合同、招投标文书、法院判决书等等，如果想要在国外使用并保证其法律效力，例如个人出国留学、生活、工作或者企业开展境外贸易等，这个时候可能就需要办理涉外公证和相关领事认证。那什么是领事认证呢？ 领事认证，根据2016年3月1日施行的《领事认证办法》（发文字号：中华人民共和国外交部令第2号，时效性：现行有效）第三条对领事认证的定义：“**领事认证，是指领事认证机构根据自然人、法人或者其他组织的申请，对国内涉外公证书、其他证明文书或者国外有关文书上的最后一个印鉴、签名的真实性予以确认的活动。**前款所称领事认证机构，是指依照本办法办理领事认证的机构，包括外交部、外交部委托的地方人民政府外事部门（以下称地方外办）和驻外使馆、领馆以及外交部委托的其他驻外机构。” 通俗解释就是，例如国内的一份原始文书在国内公证，公证处出具了一份涉外公证书证明该份原始文书的内容是真实的，但是如果直接把原始文书和涉外公证书拿到国外使用，外国使用该原始文书的有关机构可能因为无法确认涉外公证书的真伪而不会接受。此时按照国际惯例和中国的领事实践，该份原始文书和涉外公证书，需要再经过中国外交部领事司或其授权的地方外办以及外国驻华使领馆的一系列手续，对涉外公证书上的印鉴、签名的真伪进行确认后出具领事认证证书，此时该份原始文书才会被文书使用国的有关机构所接受和承认其法律效力。而“中国外交部领事司或其授权的地方外办以及外国驻华使领馆的一系列手续”，就是领事认证。 **贰** **领事认证的分类** **01** **“国内签署领事认证”和“驻外使领馆领事认证”** 领事认证根据文书使用国的不同分为“国内签署领事认证”和“驻外使领馆领事认证”。“国内签署领事认证”的目的是需要把在中国签署的文书送往外国使用，“驻外使领馆领事认证”的目的是需要把在国外签署的文书送往中国使用。 ![文章配图-1](https://q9.itc.cn/images01/20250402/c3cc6c0c8e6b442a8466c1f55541336c.jpeg?x-oss-process=image/resize,w_1000/format,webp) 图一 “国内签署领事认证”和“驻华使领馆领事认证”的区别 国内签署领事认证，具体而言，即由中国内地有关单位签署出具的文书拟送往国外有关机构使用，一般需先到中国内地有关单位办理公证认证手续，然后再到该外国的驻华使领馆办理领事认证手续，该份文书方可被国外使用该文书的相关机构认可和接受。 驻外使领馆领事认证，相反的，即由外国有关机构签署出具的文书拟送往中国内地有关单位使用，一般需先在外国当地有关机构办理公证认证手续，然后再到中国驻该外国使领馆办理领事认证手续，该份文书方可被中国内地使用该文书的相关单位认可和接受。 “国内签署领事认证”和“驻外使领馆领事认证”都属于领事认证，领事认证解决了文书跨国使用的问题，可以保证一国文书在另一国使用依然具备相应的法律效力。 **02** **“传统领事认证”和“海牙认证”** 领事认证根据文书使用国或文书签署国是否属于海牙认证公约缔约国的区别，可以分为传统领事认证和海牙认证。海牙认证公约缔约国是指加入了《取消外国公文书认证要求的公约》（以下简称《海牙认证公约》）的国家。 **1、传统领事认证** 传统领事认证是一种国际通行的公文书跨国流转程序，相较于海牙认证而言，无论两国是否加入《海牙认证公约》，其均可以适用传统领事认证。传统领事认证还有一个特点，就是办理一次领事认证，一般只能在国外对应的1个国家使用，如果该份文书需要在国外多个国家使用，那就要进行多次领事认证。传统领事认证相较于海牙认证而言，其普适性、通用性更强，但效率较低，有时费用也较昂贵。 根据是否需要经过外国使领馆的领事认证，传统领事认证又可以分为“双认证”和“单认证”。 双认证，又称“使馆认证”“三级认证”。该种领事认证方式需要先经过文书签署国的外交部或者其授权的地方外办进行一次领事认证，再经过文书使用国驻文书签署国的使领馆进行第二次领事认证，该份文书才可以被文书使用国使用该文书的有关机构认可和接受。因为该种领事认证方式必须经过一次使领馆认证的程序，所以有时也称“使馆认证”。另外领事认证只对文书上的最后一个印鉴、签名的真实性予以确认，而对于文书内容本身的真实性、合法性不进行确认，所以一般在领事认证之前还需要对文书进行一次涉外公证，以便确认文书内容的真实性、合法性。因此一份文书拟跨国使用可能最终需要经历涉外公证、本国的外交部领事认证、外国驻本国的使领馆领事认证这三级程序，所以有时这也被称为“三级认证”。 单认证，又称“外交部认证”。该种领事认证方式是在双认证的基础上进行程序简化后的一种领事认证方式，其只需要经过本国外交部进行一次领事认证，而不需要再经过外国驻本国使领馆领事认证，即可把文书送往外国使用。但这种领事认证方式一般可适用的国家较少，大多数国家可能还是要求进行双认证，同时单认证一般也只适用于一些简单的证书类的文书，例如驾驶证、毕业证、学位证等。 ![文章配图-2](https://q5.itc.cn/images01/20250402/923b4566a7b84878ad1480a71fb8a639.jpeg?x-oss-process=image/resize,w_1000/format,webp) 图二 领事认证的分类 **2、海牙认证** 海牙认证，又称“附加证明书认证”“Apostille认证”，海牙认证依据的是《海牙认证公约》。 《海牙认证公约》自1965年正式生效，该公约是海牙国际私法会议框架下适用范围最广、缔约国最多的重要国际条约，旨在简化公文书跨国流转程序，以更便捷的证明方式取代传统领事认证，促进国际经贸和人员往来。按照《海牙认证公约》的约定，《海牙认证公约》缔约国之间相互取消使领馆领事认证环节。缔约国指定的主管机关为《海牙认证公约》第一条中所述的公文书出具附加证明书后，即可送各缔约国使用，无需再办理外国驻该国使领馆的领事认证。**而“缔约国指定的主管机关为《海牙认证公约》第一条中所述的公文书出具附加证明书”的过程即为海牙认证。** 2023年3月8日，中国加入《海牙认证公约》成为缔约国之一。2023年11月7日，《海牙认证公约》在华生效实施，中国自该日起签发附加证明书（注：《海牙认证公约》对香港特别行政区生效日期为1965年4月25日，《海牙认证公约》对澳门特别行政区生效日期为1969年2月4日，《海牙认证公约》目前对中国台湾不生效）。截至2024年9月4日，《海牙认证公约》缔约国成员数量包含中国在内已增长至126个，其中还包括欧盟各国、美国、日本、韩国、澳大利亚、俄罗斯等我国主要贸易伙伴及大多数共建“一带一路”国家。（具体《海牙认证公约》缔约国名单详见中国领事服务网官网） 这126个《海牙认证公约》缔约国中，虽然印度也加入了《海牙认证公约》，但因为印度对中国加入《海牙认证公约》提出异议，故《海牙认证公约》在中国与印度之间不生效；孟加拉国虽然已加入《海牙认证公约》，但目前尚未生效，预计将于2025年3月生效。 故截至2024年9月4日，中国可以和《海牙认证公约》的其他123个缔约国之间使用海牙认证，与印度、孟加拉国和《海牙认证公约》的非缔约国之间仍将沿用传统领事认证程序。 海牙认证相较于传统领事认证而言，海牙认证在一定程度上简化或代替传统领事认证，这二者最主要的区别在于，传统领事认证可能既需要文书签署国进行认证，又需要文书使用国进行认证（例如双认证），且认证后文书一般仅可在国外1个国家使用；而海牙认证只需要文书签署国进行认证，不需要文书使用国进行认证，且认证后文书可以在所有《海牙认证公约》缔约国（印度、孟加拉国除外）使用。海牙认证步骤更少、办理更快、费用更低，可以大大节约公文书跨国流转程序的时间成本和经济成本。 ![文章配图-3](https://q7.itc.cn/images01/20250402/4704595e3d8f4287ab5337726533173e.jpeg?x-oss-process=image/resize,w_1000/format,webp) 图三 “海牙认证”和“领事认证”的区别 **叁** **“国内签署领事认证”的流程（供参考）** ![文章配图-4](https://q4.itc.cn/images01/20250402/4cced2d1be6a4f999e617f06d6497b8c.jpeg?x-oss-process=image/resize,w_1000/format,webp) 图四 “国内签署领事认证”的具体流程 **01** **涉外公证阶段** **1、单号公证和双号公证** 一般来说，一份国内签署的原始文书，例如国内的法院判决书、法院裁定书等等，它们需要先办理涉外公证，以便由国内的具有办理涉外公证业务资质的公证机构确认原始文书的真实性、合法性并出具相关涉外公证书后，才可以继续办理领事认证手续。 我国涉外公证一般会根据公证事项的数量来区分单号公证和双号公证。那什么是单号公证，什么又是双号公证呢？ ![文章配图-5](https://q9.itc.cn/images01/20250402/fbae2dadedfd432997ed94d7622392e0.jpeg?x-oss-process=image/resize,w_1000/format,webp) 图五 单号公证和双号公证 单号公证是指1个公证事项。例如如果办理单号公证，公证处会出具一份中文公证书（以下称“公证书1”），并将公证书1的内容翻译成一份外文公证书（以下称“公证书1a”），公证书1和公证书1a的公证事项均是证明原始文书（例如国内法院判决书、裁定书）的内容属实。 双号公证是指2个公证事项，它会在单号公证的基础上再进行一项“外文证词和中文证词相符”的公证。例如如果办理双号公证，公证处会在单号公证的基础上再出具一份中文公证书（以下称“公证书2”），并将公证书2的内容翻译成另一份外文公证书（以下称“公证书2a”），公证书2和公证书2a的公证事项均是证明公证书1和公证书1a相符。 **关于办理涉外公证时是选择办理单号公证，还是办理双号公证，又或者是办理其他类型公证的问题，需要根据国外使用该文书的相关机构的要求来选择公证类型。**例如如果国外使用该文书的相关机构要求公证事项中必须包含“外文证词和中文证词相符”的公证事项，则需要选择办理双号公证。如果国外使用该文书的相关机构还有其他要求，则需要提前了解清楚并告诉公证员，以便出具符合要求的涉外公证书。 如果国外使用该文书的相关机构没有特别要求，则需要考虑文书使用国、原始文书的类型等因素，以便确定是办理单号公证还是双号公证，当然最稳妥的做法就是多花点钱直接选择办理双号公证。例如原始文书需要送往美国、韩国等国使用，不论原始文书是什么类型，一般可能都需要办理双号公证。如果原始文书需要送往英国、阿根廷等国使用，且原始文书是毕业证、学位证、驾驶证等“证书类”简单文书，则可能需要办理单号公证，但如果原始文书是出生证明、无犯罪记录证明、国内法院判决书、国内法院裁定书等文书，则可能依然需要办理双号公证。 **2、原始文书翻译** 关于是否必须对原始文书进行翻译的问题，因为原始文书要送国外使用，且一般原始文书的内容都是中文，因此原始文书一般情况下应附文书使用国要求语种的译文，建议最好根据国外使用该文书的相关机构的要求提前确定原始文书翻译的语种。 关于是否可以自行对文书翻译的问题，虽然文书翻译收费通常都比较高，但是建议最好还是联系专业的翻译公司进行翻译。原因有以下三点： 第一，一般公证处会要求提供盖有翻译专用章的翻译件，并且需要附上翻译公司的资质和法人三证（即公司营业执照、法定代表人证明、法定代表人身份证复印件），而自行翻译一般无法提供这些材料，从而导致译文材料无法被公证处认可。 第二，一般公证处会有合作选定的几家翻译公司，并且可能要求必须在指定的几家翻译公司当中进行选择，这需要提前联系公证处进行了解。 第三，涉外公证对于译文方面，一般在翻译语言、格式、结构、内容等都有严格的要求，翻译件内容必须和原文本内容完全一致，水印、公证、日期、签名等均需进行准确的翻译，自行翻译一般很难满足涉外公证对译文的要求，而专业翻译公司提供的译文一般翻译质量比较高，不容易出现问题。 **3、涉外公证所需材料（供参考，具体需咨询公证处工作人员）** 笔者以国内法院判决书、国内法院裁定书需送往美国使用为例，涉外公证阶段需准备的材料如下： **（1）**判决书原件1份 **（2）**生效法院出具的判决书生效证明原件1份 **（3）**判决书复印件n+2份（注释：n是指公证书的份数，例如需要一份公证书，n=1；需要两份公证书，n=2（此时为一份正本，一份副本）。 **（4）**裁定书原件１份 **（5）**裁定书复印件n+2份 （说明： 判决生效证明可以找生效法院的承办法官开具，以用于判决书涉外公证。 若是裁定书，因为裁定书上写有“送达后即发生法律效力”，故可不用开具生效证明； 若是笔误补正裁定书，一般也不用开具生效证明。 ） **（6）**如果公司办理公证，需提供法人三证1份，即：公司营业执照复印件１份、公司法定代表人身份证复印件１份、公司法定代表人证明原件（盖公司公章无需签字，或者个人签字捺印）１份；如果个人办理公证，需提供个人身份证复印件1份。 **（7）**如果委托他人代办的，需提供：授权委托书原件（盖公司公章无需签字，或者个人签字捺印）１份、受托人身份证复印件１份 **4、关于调取国内法院判决书、裁定书的档案件事宜** **（1）所需材料** 若判决书、裁定书原件丢失，需前往判决书、裁定书的生效法院调取档案件。 当事人想要自行前往调取的情形。如果当事人是自然人的，一般需要携带本人身份证原件和复印件。当事人是法人或非法人组织的，前往调取的工作人员是公司法定代表人的，法定代表人需要携带法人三证，还有法定代表人身份证原件；前往调取的工作人员是除公司法定代表人之外的工作人员，该工作人员需要携带法人三证，还有该工作人员的劳动合同复印件、该工作人员在公司的社保缴纳证明（最好已经连续缴纳满6个月）、该工作人员近期的工资卡银行流水（非必须）、该工作人员的身份证原件及复印件。 当事人想要委托律师前往调取的情形。所需的材料一般为当事人的主体证明材料（自然人提供身份证复印件，法人或非法人组织提供法人三证）、律师的授权委托书原件（1份）、律所所函原件（1份）、律师证复印件（原件以备查验）（1份）。如果该律师是当初该案件的在生效法院阶段的代理律师，也可以选择提供当时的授权委托书复印件，而不用重新开具授权委托书。 **（2）注意事项** 例如如果生效法院是江西省高级人民法院，调取判决书、裁定书可以联系该法院的诉服中心，电话是079186366217。 江西省高级人民法院调档可在窗口现场受理，当天即可办理完成。若刻录，需律师自带光盘；若打印，法院可加盖档案室公章，判决书等档案材料超过100页需律师自带A4纸。因为涉外公证所需的判决书、裁定书的档案件要求加盖法院的印章，故建议选择打印方式。 如果是时间比较早的裁判文书，从法院调取的档案件可能有法院加盖的档案件复制件的印章和法院的水印，那么公证处根据档案件作出的公证书上面的证词内容将会显示“公证事项：影印本与原本相符”，而不是“原件与复印件相符，原件属实”。这一点需要和当事人提前释明，若当事人表示不能接受此区别，则必须使用原件办理涉外公证；如果当事人表示可以接受此区别，则可以使用档案件办理涉外公证。但一般这不会影响原始文件的使用效果。 **5、涉外公证费用（供参考）** 根据江西省发展改革委、江西省司法厅关于印发《江西省公证服务收费项目和收费标准目录》的通知(2017修订)（发文字号：赣发改收费〔2017〕576号，时效性：现行有效）的规定，涉外公证费用标准如下，最终费用建议咨询公证员。 ①证明文本相符，自然人80元/件，法人或其他组织200元/件。 ②证明公证书译文与原文相符（含英译文），60元/件。 （注释：单号公证只需要证明文本相符，双号公证需要证明文本相符+证明公证书译文与原文相符（含英译文）。） ③附译文的公证书副本，20元每份；不附译文的公证书副本，10元每份。建议选择附译文的公证书副本。 （注释：公证书副本的内容与正本的内容完全一致，并无“正本”“副本”字样予以区分。公证书正本按申请人数，每人制作一份，如申请人需要增加份数，加收副本费。） **02** **领事认证阶段** 办理完涉外公证后，根据文书类型、文书的使用国、文书使用机构的要求等，有的无需办理认证，例如送往约旦使用的部分商业文书的原件无需办理认证程序。有的可以选择办理海牙认证，例如如果文书使用国属于海牙认证公约缔约国，且海牙认证公约已经对该国生效，则一般可以选择办理海牙认证，如法国、德国。有的需要办理单认证，有的需要办理双认证，例如如果文书使用国不属于海牙认证公约缔约国，或者海牙认证公约对两国未生效或暂未生效，则一般需要办理传统领事认证（例如印度、孟加拉国）。 **1、海牙认证（以江西省为例）** **（1）受理机构：** 江西省外办（受理江西省辖区范围内涉外公证书或其他证明文书），电话0791-86739846/86739840，地址：南昌市红谷滩区北龙蟠街993号方楼（省政务服务中心四楼省外办窗口）。 外交部（可受理全国范围内的涉外公证书或其他证明文书）、外交部电话010-65889761，地址：北京市朝阳区朝阳门外大街18号丰联广场B座11层。 **（2）办理方式：**个人和企业均可以现场到窗口办理。另外，个人申办民事类文书的附加证明书，也可通过支付宝“领事服务中心”小程序预约后到受理窗口办理或邮寄办理。企业申办商事类文书的附加证明书，可登录提前填写申请表并打印后到受理窗口办理。 **（3）所需材料：**①申请人合法有效的身份证件。②申办附加证明书的有效文书原件，例如涉外公证书原件。③申办附加证明书/领事认证申请表一份，窗口现场填写（江西省人民政府外事办公室官网下载链接：）。 **（4）所需时间：**江西省外办办理时限：平件，缴费之后5个工作日；急件，缴费之后2个工作日。如需寄往外交部或使领馆，时限不同，详情可电话咨询江西省外办或相应的办事机构。 **（5）所需费用：**办理附加证明书（即海牙认证）领事认证费50元/份，急件加急费50元/份。所有类型商业或双内容文书认证费增加50元/份。（注：双内容文书指“双号公证类型的涉外公证书”） 具体申办流程可查看中国领事服务网“附加证明书”专栏（网址：）以及江西省人民政府外事办公室官网“附加证明书/领事认证业务”专栏（网址：） **2、单认证和双认证** **（1）受理机构：** 江西省外办（受理江西省辖区范围内涉外公证书或其他证明文书），电话0791-86739846/86739840，地址：南昌市红谷滩区北龙蟠街993号方楼（南昌市市民中心四楼省外办窗口）。 外交部（可受理全国范围内的涉外公证书或其他证明文书）、外交部电话010-65889761，地址：北京市朝阳区朝阳门外大街18号丰联广场B座11层。 建议去江西省外办办理，方便快捷，地址在南昌市市民中心四楼。 **（2）办理方式：**个人和企业现场到窗口办理。 **（3）所需材料：**①申请人合法有效的身份证件。②涉外公证书原件。③申办附加证明书/领事认证申请表一份，窗口现场填写（江西省人民政府外事办公室官网下载链接：）。④如果公证书中的申请人为公司的，则提供该公司的营业执照复印件（可不盖公司公章，无需签字） **（4）所需时间：**江西省外办办理时限：平件，缴费之后5个工作日；急件，缴费之后2个工作日。如需寄往外交部或使领馆，时限不同，详情可电话咨询江西省外办。以文书送美国办理双认证举例，加急至少3周，不加急大约45天。 **（5）所需费用：**①办理外交部领事司单认证：领事司认证费50元/份+异地认证代办费220元/份+邮寄费，急件加急费50元/份/项目。②办理外交部领事司及驻华使馆双认证：领事司认证费50元/份+异地认证代办费220元/份+北京、广州代送费（各地不同）+使领馆认证费+邮寄费，急件加急费50元/份/项目。③所有类型商业或双内容文书认证费增加50元/份。（注：双内容文书指“双号公证类型的涉外公证书”）以文书送美国办理双认证举例，如果加急，每本公证书双认证的费用为1110元每本，不论公证书一本的页数是多少，认证费均按公证书的本数来收费。 具体申办流程可查看中国领事服务网“附加证明书”专栏（网址：）以及江西省人民政府外事办公室官网“附加证明书/领事认证业务”专栏（网址：） **肆** **总结** 办理领事认证的整个过程其实并不复杂，只要了解了其中的一些概念和流程，准备好材料，联系好公证员办理涉外公证，然后再申办领事认证或者海牙认证，一切办理完成后，文书就可以正常地出国使用了。无论大家是想要办理海牙认证还是传统的领事认证，希望这篇文章可以帮助到大家，谢谢！ 作者：王志满 --- > 作者: 王志满律师 > URL: https://444527.xyz/posts/post-040/